Whistleblowing

Consapevoli dell’importanza del contributo di ciascuno nella tutela dell’integrità aziendale e nel garantire il rispetto dei principi di legalità, correttezza e trasparenza, anche nei confronti dei terzi, nell’esercizio delle attività d’impresa del Gruppo, OSAI Automation System S.p.A. Società Benefit ha provveduto ad attivare il canale interno di segnalazione delle condotte illecite in conformità al D.Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva UE 2019/1937.

OSAI intende qui promuovere la più ampia diffusione di ogni informazione utile sulle modalità di segnalazione, sui presupposti e sulle procedure operative per effettuare le segnalazioni.

Possono segnalare:

1. i dipendenti, a tempo determinato e indeterminato, di OSAI;
2. i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017, n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del Codice di Procedura Civile e all’articolo 2 del D. Lgs. n. 81 del 2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso OSAI;
3. i lavoratori e i collaboratori esterni, che svolgono la propria attività lavorativa presso OSAI e che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi dietro incarico di OSAI;
4. i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso OSAI;
5. i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso OSAI;
6. gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso OSAI;

che vengono a conoscenza di un comportamento illecito nel contesto lavorativo.

I segnalanti possono decidere di effettuare la segnalazione anche in via anonima, secondo quanto previsto dalla Procedura Whistleblowing.

Possono essere oggetto di segnalazione:

• 1.     illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei successivi numeri 3), 4), 5) e 6);
• 2.     condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel D.lgs. 231/2001 e che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6). Si ritengono qui incluse le mancate osservanze ai presidi di controllo previsti dal modello ex D.Lgs. 231/2001, nonché le violazioni del Codice Etico e delle procedure aziendali che sono espressione applicativa dei principi contenuti nel modello ex D.Lgs. 231/2001, in quanto parte integrante del medesimo;
• 3.     illeciti che rientrano  nell’ambito  di  applicazione  degli atti  dell’Unione  europea  o  nazionali  indicati  nell’allegato  al  Decreto ovvero  degli  atti  nazionali  che  costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva  (UE)  2019/1937, relativi ai  seguenti  settori:  appalti  pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del  riciclaggio e del finanziamento  del  terrorismo;  sicurezza  e  conformità  dei prodotti;   sicurezza   dei    trasporti;    tutela    dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e  dei mangimi  e  salute  e  benessere  degli  animali;  salute   pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita  privata  e  protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• 4.     atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione Europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea;
• 5.     atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di  cui all’articolo  26,  paragrafo  2,  del  Trattato   sul   funzionamento dell’Unione Europea, comprese le violazioni delle  norme  dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti  di  Stato, le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine e’ ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
• 6.     atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei precedenti numeri 3), 4) e 5).

Le segnalazioni devono in ogni caso essere circostanziate, precisando:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i segnalato/i.

Le segnalazioni possono riguardare anche fatti non ancora accaduti ma che il segnalante ritiene ragionevole possano verificarsi sulla base di elementi precisi e concordanti.

Non sono oggetto di segnalazione le dicerie, le segnalazioni basati su supposizioni, opinioni personali o sospetti infondati, le notizie già di pubblico dominio nonché le questioni personali relative ai rapporti individuali di lavoro nonché ai rapporti con colleghi e superiori gerarchici.

La segnalazione dovrà essere effettuata ricorrendo alternativamente alle seguenti modalità:

• in forma scritta telematica, attraverso la piattaforma software “My Governance” (di seguito “la Piattaforma”) il cui accesso avviene mediante collegamento all’URL: https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/OSAIAUTOMATION.
• in forma scritta cartacea, tramite lettera raccomandata, da spedire al seguente indirizzo: OSAI Automation System S.p.A. S.B., Via della Cartiera 4 – 10100 Parella (TO) – Alla c.a. del Gestore Segnalazioni Whistleblowing. In caso di invio di posta raccomandata, la segnalazione dovrà essere inserita in due buste chiuse: la prima contenente i dati identificativi del Segnalante unitamente alla copia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione (così da separare i dati identificativi dalla segnalazione), utilizzando preferibilmente il modulo di segnalazione prestampato allegato alla Procedura Whistleblowing. alla presente Procedura. Entrambe dovranno poi essere inseriti in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Riservata per GESTORE SEGNALAZIONI – Segnalazione Whistleblowing”.
• in forma orale, con le seguenti modalità:

1. richiedendo un colloquio riservato con il Gestore delle Segnalazioni; i colloqui riservati saranno oggetto di verbalizzazione a cura del Gestore delle Segnalazioni;
2. tramite strumenti di messaggistica vocale utilizzando il seguente numero telefonico: +39 0125 656888.

Il Gestore delle Segnalazioni, nella persona del Responsabile pro tempore della Funzione Affari legali e Societari, riceverà la segnalazione e darà riscontro entro 7 giorni lavorativi. Quindi, il Gestore procederà a valutazione preliminare, richiedendo, ove opportuno, integrazioni e richieste di chiarimenti.

Quindi, ove la segnalazione risultasse ammissibile, il Gestore procederà ad istruttoria, comunicando l’esito nel termine di 90 giorni lavorativi, eventualmente prorogabili, e trasmettendo la segnalazione agli organi competenti nel rispetto delle regole descritte nella Procedura Whistleblowing.

Il segnalante gode delle seguenti tutele:

• Tutela della riservatezza e dell’anonimato, ove la segnalazione sia anonima;
• Divieto di ritorsioni subite in conseguenza della segnalazione;
• Divieto di sottoscrizione di rinunce e transazioni a tutele in sede non protette ex art. 2113 c.c.;
• Limitazioni di responsabilità penale, civile ed amministrativa;

alle condizioni meglio descritte nella Procedura Whistleblowing.

Qualora intendiate eseguire una segnalazione, vi invitiamo a leggere con attenzione la Procedura Whistleblowing e la Privacy Policy scaricabili nella sezione presente in alto a destra su questa pagina